Erasmus+ ai fini di Studio a.a. 2024/2025

Per compilare la domanda accedi al Portale Studente (Esse3). Il procedimento è semplice ma, se trovassi qualche difficoltà, scarica il “Manuale d’istruzioni per rispondere al bando” nella sezione ”Moduli e documenti utili".

Valutare l’offerta formativa dell’università ospitante - Lo studente interessato a candidarsi al bando Erasmus dovrà provvedere, prima della scelta delle mete, a confrontare con attenzione gli esami erogati dalle Università estere di interesse con quelli previsti dal proprio piano di studi. Una volta conclusa la selezione la meta assegnata non sarà modificabile: la mancanza di esami utili per l’acquisizione, di crediti curricolari renderà impossibile la partenza per la mobilità e farà sì che lo studente risulti rinunciatario.
Informarsi sui requisiti linguistici - I requisiti linguistici necessari per svolgere l’Erasmus sono individuati dall’università di destinazione, non dall’università di origine. In fase di scelta delle mete è bene, quindi, informarsi tramite i siti web o contattando direttamente le università partner, per avere indicazioni aggiornate circa le attestazioni/certificazioni di lingua necessarie. Laddove non specificato, si consiglia che lo studente parta con una conoscenza linguistica pari almeno a B1 – livello soglia.
La documentazione da presentare in fase di candidatura è esclusivamente un modulo di autodichiarazione.
Gli strumenti a disposizione degli studenti per un’autovalutazione e un’attestazione di livello della lingua sono:
- EF per l’inglese;
- EF per francese, tedesco e spagnolo;
- OLS (o eventuale nuova piattaforma fornita dalla Commissione Europea) obbligatorio per tutti gli studenti selezionati. Tale licenza verrà assegnata alla sottoscrizione dell’accordo finanziario.
Attenzione: solo per le studentesse e gli studenti del DISIT, del DSF e della Scuola di Medicina sarà necessario presentare un Pre-Learning Agreement - per ogni meta scelta, ovvero un modulo aggiuntivo provvisorio, vistato dal docente referente di Dipartimento, con l’elenco dei possibili esami di interesse dello studente per ciascuna destinazione scelta;

Cosa fare prima della partenza

Lo studente risultato idoneo dovrà personalmente provvedere a espletare tutti i preparativi necessari alla propria partenza

Compilare il modulo B (con le approvazione delle corrispondenze tra esami italiani e esteri) e il Learning Agreement e richiedere la firma almeno al Docente referente per l’Internazionalizzazione presso il proprio Dipartimento (la firma del referente estero potrà essere chiesta in un secondo momento e comunque obbligatoriamente prima del rientro);
accertarsi di essere in regola con le tasse universitarie;
asssicurarsi di inviare all’Ufficio Erasmus e Studenti Stranieri la documentazione che verrà richiesta tramite mail a tutti gli studenti in partenza entro le scadenze comunicate.

Cosa fare all’arrivo presso l’Università estera

Ci sono diversi passi da compiere all’arrivo presso l’Università estera:

Certificato di permanenza - Una volta giunto presso l’Università partner lo studente è tenuto a formalizzare il proprio soggiorno, recandosi presso l’Ufficio Erasmus/Internazionalizzazione dell’Ateneo estero. In questa occasione dovrà far firmare il certificato di permanenza (Letter of Confirmation) rilasciato dall’Ufficio Erasmus e Studenti Stranieri. Verrà eventualmente accettato anche quello su carta intestata emesso dall’università partner. Lo studente, inoltre, dovrà avere con sé una copia del Learning Agreement, già precedentemente autorizzato dall’Università di appartenenza. Si segnala, inoltre, che le date riportate sul certificato di permanenza non devono essere relative a giorni festivi, sabato e domenica inclusi. Si ricorda, infine, che in tale occasione lo studente non potrà richiedere la compilazione anticipata della seconda parte del certificato (Confirmation of Departure), la quale dovrà essere nuovamente sottoposta alla firma di un Responsabile solo al termine del proprio soggiorno. La data da indicare, dunque, deve fare riferimento all’ultimo giorno di attività accademica (ultimo giorno di lezione, ultimo esame sostenuto, ecc.). Il certificato di permanenza (Letter of Confirmation) dovrà essere inviato, tramite posta elettronica, all’Ufficio Erasmus e Studenti Stranieri (domanda.erasmus@uniupo.it) entro e non oltre 5 giorni dal proprio arrivo presso l’Ateneo ospitante.
Blocco della carriera - Durante il periodo di permanenza all’estero lo studente ha la possibilità di rientrare in Italia per brevi periodi (3-4 giorni) per motivi personali. In tale occasione però, non potrà svolgere esami e/o altre attività di carattere didattico. Si segnala infatti, che la carriera dello studente rimarrà bloccata per tutto il periodo di mobilità. Non sarà, dunque, possibile iscriversi e/o registrare esami di profitto in Italia.
Il blocco della carriera parte dalla data di arrivo indicata nel certificato di permanenza (Letter of Confirmation) e termina con la data di rientro inserita nello stesso.
Si segnala, però, che la carriera verrà sbloccata solo a seguito della ricezione di tutta la documentazione di rientro, debitamente compilata e firmata (per avere informazioni dettagliate circa la documentazione di rientro, si veda il paragrafo Cosa fare al rientro).
Lo studente che, al proprio rientro in Italia, non abbia superato almeno un esame e/o non abbia conseguito dei CFU CURRICULARI (come, ad esempio, la ricerca per tesi), dovrà restituire l’intero ammontare della borsa assegnata.
Modifiche al Learning Agreement - Nel caso in cui lo studente debba apportare delle modifiche al Learning Agreement iniziale a causa di imprevisti legati all’offerta formativa dell’Università ospitante (es.: soppressione di un corso e sostituzione con un altro), egli è tenuto a contattare quanto prima il Docente referente per il proprio Dipartimento e il Docente referente per il corso in questione al fine di ottenere l’approvazione necessaria. La stessa procedura va adottata qualora lo studente voglia integrare il proprio Learning Agreement con ulteriori esami/attività. Non è necessario compilare il Learning Agreement né chiedere autorizzazioni ai docenti per eliminare esami. Sarà sufficiente ometterli al momento della compilazione della tabella finale che riporta le attività sostenute in mobilità. Le modifiche di cui sopra vanno indicate nella sezione During the Mobility del Learning Agreement, la quale dovrà essere firmata sia dal Docente referente presso il Dipartimento di appartenenza, sia da un Responsabile presso l’Università partner.
Al rientro in Italia lo studente dovrà fornire all’Ufficio Erasmus e Studenti Stranieri, per ciascuna modifica apportata, le relative e-mail di autorizzazione ricevute dai Docenti italiani.
Per tutte le informazioni di carattere didattico lo studente dovrà rivolgersi al Docente referente presso il proprio Dipartimento.

Cosa fare prima del rientro

Al termine della propria esperienza di mobilità all’estero, lo studente è tenuto a recarsi presso l’Ufficio Erasmus/Internazionalizzazione dell’Università partner per sottoporre nuovamente il certificato di permanenza (Letter of Confirmation) alla firma di un Responsabile. Come già specificato, la data da indicare nella sezione Confirmation of Departure deve essere relativa all’ultimo giorno di attività accademica.

L’ammontare finale del contributo per il periodo di mobilità verrà determinato dal numero dei giorni di mobilità effettivamente svolti, come da piattaforma Erasmus della Commissione Europea.
Lo studente dovrà richiedere all’Ufficio Erasmus dell’Università ospitante di inviare il Transcript of Records, ossia il certificato ufficiale attestante i risultati conseguiti durante il periodo di mobilità, all’Ufficio Erasmus e Studenti Stranieri dell’Università del Piemonte Orientale, così da poter avviare la procedura di conversione dei voti conseguiti all’estero, la quale viene gestita direttamente dai singoli Dipartimenti.
Si invita, dunque, lo studente a contattare il Referente amministrativo in servizio presso il proprio Dipartimento al fine di avere ulteriori delucidazioni in merito.

Cosa fare al rientro

Entro 20 giorni dal proprio rientro in Italia (fatta eccezione per casi particolari di cui l’ufficio dovrà essere informato), lo studente dovrà inviare all’Ufficio Erasmus e Studenti Stranieri (domanda.erasmus@uniupo.it) la seguente documentazione:

Certificato di permanenza (Letter of Confirmation) - debitamente compilato e firmato, attestante il periodo di studi effettivamente svolto all’estero (con l’indicazione esatta della data di inizio e fine dell’attività accademica);
Transcript of records - Se già ricevuto, lo studente dovrà consegnare il certificato ufficiale, rilasciato dall’Ateneo ospitante, riportante i voti conseguiti durante il soggiorno estero. ATTENZIONE: È possibile che tale modulo venga spedito in un secondo momento direttamente all’Ufficio Erasmus e Studenti Stranieri da parte dell’università ospitante;
Dichiarazione delle attività svolte all'estero - da compilare inserendo esami, attività di tesi e/o tirocinio. Il modulo è pubblicato alla seguente pagina web;
Learning Agreement definitivo - comprensivo delle sezioni Before the Mobility e During the Mobility (se si è modificato il Learning Agreement), approvato sia dal Docente referente presso il Dipartimento di appartenenza, sia da un Responsabile presso l’Università partner e MODULO B definitivo, approvato dal Docente referente in Italia; la parte After the Mobility viene compilata solo da alcuni Atenei, al posto del Transcript of records e non richiede la firma del docente referente in Italia.
Nel caso in cui lo studente abbia apportato delle modifiche al Learning Agreement iniziale, è tenuto a consegnare all’Ufficio Erasmus e Studenti Stranieri tutte le e- mail di autorizzazione relative ai cambiamenti e/o alle integrazioni di cui sopra;
Screenshot o pagina word attestante l’avvenuta compilazione della pagina ERASMUS WIKI;
Lo studente, infine, dovrà compilare il questionario EU SURVEY con le modalità previste dalla nuova piattaforma della Commissione Europea (che, al momento, non ci sono ancora state comunicate). Presumibilmente si potrà accedere al questionario con un link inviato direttamente dalla Comunità Europea tramite e-mail. Si invita, pertanto, lo studente a controllare costantemente la propria casella di posta istituzionale.
NB: Per gli studenti del DISUM (Corsi di Laurea in Lingue) sarà necessario caricare la documentazione nelle cartelle DRIVE predisposte.
L’inserimento della documentazione sul Drive non sostituisce l’invio della documentazione all’Ufficio Erasmus e Studenti Stranieri di Ateneo.

Prolungamenti e rinunce

Prolungamenti: è possibile, per lo studente idoneo, richiedere il prolungamento della borsa Erasmus+ fino a un massimo di 12 mesi complessivi, comprendenti sia i mesi concordati in fase di predisposizione dell’accordo finanziario, sia il successivo prolungamento. Verranno prese in considerazione solo le richieste pervenute all’Ateneo attraverso l’apposito modulo, scaricabile dal sito web di Ateneo https://www.uniupo.it/it/internazionale/studenti/vuoi-andare-allestero/…. Si precisa, inoltre, che tale richiesta non darà necessariamente seguito alla fruizione della borsa per i mesi aggiuntivi. Il modulo di cui sopra dovrà essere inviato all’Ufficio Erasmus e Studenti Stranieri, tramite e-mail (domanda.erasmus@uniupo.it) all’incirca un mese prima del termine del periodo richiesto in fase di stesura dell’accordo finanziario. Per poter essere considerato valido, il modulo dovrà essere obbligatoriamente firmato da tutte le parti coinvolte (studente, Docente referente presso il proprio Dipartimento e Responsabile presso l’Università partner). L’eventuale pagamento si baserà sui giorni esatti di permanenza e solo sulla parte di contributo comunitario. Si segnala infine che, per motivi assicurativi, è comunque obbligatorio richiedere l’autorizzazione (tramite apposito modulo) per periodi di prolungamento superiori a 16 giorni.
Rinunce: lo studente che decide di rinunciare alla borsa di studio spettante è tenuto ad avvisare per iscritto l’Ufficio Erasmus e Studenti Stranieri dell'Università degli Studi del Piemonte Orientale inviando una mail di rinuncia formale e motivata all’indirizzo domanda.erasmus@uniupo.it. Lo studente è tenuto, contestualmente, ad avvisare della rinuncia anche l’università ospitante. La rinuncia prevede una penale di 100 €, come da bando. Per gravi e documentati motivi è possibile fare istanza per essere esonerati dal pagamento della mora.

Informazioni aggiuntive

ESAMI INTEGRATI - al momento della compilazione del Learning Agreement sarà possibile inserire esami integrati, indicando la denominazione dell’esame nella sua completezza e non dei singoli moduli parziali che lo compongono. Nel caso in cui durante la mobilità verrà sostenuta solo una parte dell’esame sarà possibile richiederne il riconoscimento parziale. La parte mancante dell’esame potrà essere sostenuta al rientro in Italia, senza bisogno di ulteriori integrazioni.
RINUNCIA VOTI - nel caso in cui uno studente volesse rinunciare a un voto conseguito durante la mobilità, può rifiutare il voto direttamente presso la sede universitaria estera oppure può non richiederne il riconoscimento una volta rientrato in Italia. In tal caso si precisa che la rinuncia dovrà essere messa per iscritto e consegnata all’Ufficio Erasmus e Studenti Stranieri contemporaneamente alla consegna della sopracitata documentazione di rientro. Il modulo da compilare ai fini di tale procedura è pubblicato qui.
LAUREA - lo studente non può laurearsi prima che sia stato effettuato il riconoscimento degli esami, del tirocinio o dell’attività di ricerca tesi svolti nell’ambito del programma Erasmus+. Lo studente, dunque, è tenuto a verificare, con congruo anticipo, prima di recarsi in Segreteria Studenti per la consegna della domanda di laurea, che la propria carriera sia stata debitamente aggiornata.
EROGAZIONE DELLA BORSA - l’erogazione della borsa di studio spettante avverrà in due tranche: il 70% della borsa verrà erogato indicativamente entro un mese dal momento della partenza effettiva, mentre il saldo e l’eventuale prolungamento verranno finanziati al rientro di tutti gli studenti (si tenga presente che il programma si conclude il 30 settembre di ogni anno accademico).
RESTITUZIONE DEL CONTRIBUTO - qualora lo studente fosse chiamato a restituire, interamente o parzialmente, il 70% di borsa già percepito, la sua pratica di riconoscimento non verrà passata in Dipartimento per la conversione fino a che il debito non sarà stato saldato. Si procederà, inoltre, a informare la Segreteria Studenti del Dipartimento di appartenenza; verrà data debita comunicazione con istruzioni per il rimborso e sarà necessario inviare copia dell’avvenuto pagamento, tramite e-mail, all’Ufficio Erasmus e Studenti Stranieri.